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Come firmare digitalmente un documento
Con la conquista sempre più incessante del mondo digitale, può capitare di ritrovarsi impreparati difronte a semplici compiti che prima consideravamo banali. In quest’ottica, è importante imparare, ad esempio, come firmare digitalmente un documento, come spiegato qui https://www.savinosolution.com/2020/05/28/come-apporre-la-firma-digitale-ad-un-documento/ è una pratica ormai di uso molto frequente in cui carta e penna sono state sostituite da strumenti più all’avanguardia. La firma digitale consente di sottoscrivere ufficialmente un documento informatico. Non c’è da preoccuparsi riguardo la validità dell’autografo, dato che questo metodo garantisce affidabilità e autenticità al documento, finendo per avere lo stesso valore della classica firma ad inchiostro a cui siamo abituati. Una domanda che può sorgere spontanea è: di cosa ho bisogno per procedere con la firma digitale di un documento? La risposta è tutt’altro che complessa, contrariamente a quanto potrebbe pensare chi si approccia per la prima volta a questo procedimento.
Nonostante ciò, è necessario disporre di una specifica dotazione. Si tratta di una serie di strumenti fondamentali per portare a termine la pratica nel modo corretto. I suddetti sono forniti dai provider ufficiali, incaricati di procurare tutto l’indispensabile per apporre una firma elettronica su un documento informatico. Inutile a dirsi, i prodotti disponibili al giorno d’oggi sono innumerevoli. In parole semplici, è necessario possedere un device (di solito una smart card) che contiene il certificato di firma digitale rinnovabile, oltre che un meccanismo capace di leggere il contenuto della smart card. Altrimenti, è possibile ricorrere all’acquisto di kit appositi caratterizzati da una componente hardware e una software.
Sono disponibili anche delle soluzioni alternative che consentono di firmare in remoto per mezzo di un cloud a cui si accede in tutta sicurezza. Le prime due alternative proposte sono di certo quelle più diffuse per firmare digitalmente i diversi tipi di documenti informatici, ma è importante ricordare che questi ultimi siano non modificabili. Un altro passaggio da tenere a mente è il controllo del formato del documento. Se per esempio il documento digitale si presenta in formato .doc, .ods, .odt, .xls, è indispensabile procedere con la conversione in PDF, un formato che lo rende non modificabile.
Materiale indispensabile per la firma digitale
Passiamo ora ad esaminare nello specifico gli strumenti necessari per firmare digitalmente un documento. Il punto di partenza è una dotazione hardware e software. L’hardware (che può essere anche più di uno), può trovarsi sotto forma di smart card o di chiavetta USB, all’interno dei quali è installato il certificato di sottoscrizione messo a disposizione dall’ente che certifica la firma. Nel caso della smart card, è necessario anche l’acquisto di uno specifico lettore per poterne usufruire. Oltre al dispositivo hardware, c’è bisogno fi un sistema software che consente effettivamente l’apporto della firma digitale sui documenti elettronici. Spesso, è incluso nel kit apposito, ma è anche disponibile come file da scaricare direttamente dal sito dell’ente certificatore.
Giuda alla firma digitale step by step
Come già anticipato, il primo passo per firmare ufficialmente un documento digitale, è quello di controllarne il formato. Per questo, nella maggior parte dei casi, sarà necessaria la conversione del file in formato PDF. Si tratta di un procedimento molto semplice, che può avvenire sia tramite i programmi di Office nel momento in cui si stabilisce il formato di salvataggio, sia tramite appositi siti web facilmente reperibili online capaci di leggere e convertire diversi tipi di formati. Dopo aver ottenuto il documento in formato PDF, si può procedere con la vera e propria firma digitale del file.
Se si possiede una smart card, è importante accertarsi che sia inserita in modo corretto nel lettore (vale a dire con il chip rivolto verso l’alto). Una volta presi in considerazione questi accorgimenti, si passa alla firma. Basterà semplicemente cliccare sull’opzione "Firma" e indicare il tipo di documento che si vuole sottoscrivere. Una volta che sarà apparso il menù a tendina, si potrà scegliere il tipo di firma da inserire nel documento. Per far sì che questo avvenga, c’è bisogno di digitare il PIN della smart card e procedere ancora cliccando su "Firma". Il procedimento sarà completato nel momento in cui si aprirà una finestra che conferma l’avvenuta sottoscrizione del documento.